Si está leyendo esto, probablemente esté interesado en obtener productos para su negocio.
Si desea obtener productos de sus proveedores de forma fluida, predecible y organizada, utilice los siguientes métodos: orden de compra Ciertamente ayuda.
En este artículo aprenderás:
- ¿Qué es una orden de compra?
- Uso de orden de compra
- Cómo funcionan las órdenes de compra
- Cómo crear una orden de compra
- ¿Qué es un número de orden de compra?
- Diferencia entre orden de compra y factura
- 4 tipos de formularios de pedido
- Cómo gestionar órdenes de compra
- Cómo crear una orden de compra con Lightspeed
¡Vamos a sumergirnos!
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¿Qué es una orden de compra?
Una orden de compra (PO) es un documento oficial emitido por un vendedor para pagarle a un proveedor por la venta de una lista específica de productos o servicios que se proporcionarán en el futuro.
La orden de compra normalmente incluye el tipo, la cantidad y el precio de los productos o servicios que comprará el proveedor. Cuanto más específica sea la orden y más detalles incluya el proveedor, más efectiva será la orden de compra.
Una vez que un Proveedor acepta una Orden de Compra del Proveedor, se forma un contrato legalmente vinculante entre el Proveedor y el Proveedor. Por lo tanto, es importante que los proveedores incluyan tanta información relevante como sea posible en la orden de compra.
Las órdenes de compra son muy útiles para gestionar y documentar la compra de productos y servicios de proveedores externos.
¿Qué es un número de orden de compra?
Cada orden de compra tiene un número de orden de compra único asociado, lo que ayuda tanto a los vendedores como a los proveedores a realizar un seguimiento de las entregas y los pagos.
¿Para qué se utilizan las órdenes de compra?
Uno de los principales beneficios de las órdenes de compra para los proveedores es que pueden realizar pedidos sin tener que pagarlos inmediatamente. Para los proveedores, la PO es una forma de extender la confianza a los proveedores sin asumir ningún riesgo. Esto se debe a que el proveedor exige el pago después de la entrega del producto o servicio.
¿Cuáles son los beneficios de las órdenes de compra?
Además de los beneficios del flujo de caja, existen otras razones por las que la PO es tan beneficiosa tanto para los vendedores como para los proveedores.
- mayor precisión Para gestión de inventarios y gestión financiera.
- Presupuesto mejorado Esto se debe a que los fondos deben estar disponibles antes de que se emita la orden de compra.
- entrega más rápidaPorque PO ayuda a los proveedores a programar entregas cuando sea necesario.
¿Cuáles son las desventajas de las órdenes de compra?
Para que conste, puedo decir que PO tiene muchas más ventajas que desventajas. En cuanto a las desventajas, hay algunas.
- Para compras más pequeñas, se requiere más papeleo.
- Desde una perspectiva estrictamente financiera, utilizar una tarjeta de crédito cumple el mismo propósito.
Sin embargo, si desea mantener su gestión financiera y de inventario organizada y precisa, las órdenes de compra son el camino a seguir.
¿Cómo funcionan las órdenes de compra?
PO tiene como objetivo simplificar el proceso de compra entre vendedores y proveedores. Aunque el proceso de cada minorista puede ser diferente, a continuación se muestra un ejemplo de un proceso de pedido común.
- Un proveedor decide comprar un producto para su negocio.
- Los proveedores emiten órdenes de compra a proveedores electrónicamente utilizando plantillas de órdenes de compra.
- El proveedor recibe la orden de compra y le confirma al proveedor que puede cumplir con el pedido. En caso contrario, el Proveedor notificará al Vendedor y la orden de compra será cancelada.
- Si su proveedor puede completar su pedido, comenzaremos a prepararlo recuperando el inventario solicitado y programando personal para empacar y enviar su pedido.
- Los pedidos se enviarán al lugar de entrega especificado por el proveedor con el número de pedido que figura en la lista de embalaje.
- El proveedor utiliza el número de orden de compra para facturar al proveedor del pedido para que pueda compararse rápidamente con la información de envío del envío.
- El Proveedor paga al Proveedor de acuerdo con los términos de la factura especificados en la orden de compra.
Cómo crear una orden de compra
Cada negocio es diferente, pero la mayoría de las órdenes de compra incluyen:
- Nombre de la empresa y nombre del proveedor
- Cantidad a comprar
- Producto o servicio adquirido
- Nombre de marca, SKU o número de modelo
- Precio por unidad
- fecha de entrega
- Lugar de entrega
- Dirección de Envio
- Condiciones de pago (como pago al momento de la entrega o dentro de los 30 días posteriores a la recepción del pedido por parte del proveedor)
¿Cómo es una orden de compra?
Una orden de compra es un documento estandarizado que normalmente incluye información de la empresa (nombre), detalles de envío (direcciones de envío y facturación), información del proveedor (nombre y dirección) e información del pedido (producto, precio, cantidad, fecha de entrega, condiciones de pago). es.
Muchos minoristas eligen órdenes de compra estandarizadas para mantener la coherencia con sus proveedores.
Así es como se ve una orden de compra utilizando la plantilla de orden de compra descargable gratuita de Lightspeed.
Cómo crear una orden de compra en el sistema POS minorista de Lightspeed
Lightspeed Retail POS tiene potentes funciones de gestión de inventario que facilitan la vida de los comerciantes.
Los vendedores pueden crear y enviar órdenes de compra a proveedores en un solo lugar sin la necesidad de complicadas hojas de cálculo de Excel.
Si está interesado en cómo importar artículos por lotes en órdenes de compra, configurar puntos de reorden automáticos o crear pedidos especiales, consulte nuestros artículos del Centro de ayuda. Creando una orden de compra Ver tutorial paso a paso.
¿Cuál es la diferencia entre un número de orden de compra y una factura?
La principal diferencia entre una orden de compra y una factura es quién crea el documento. El proveedor crea una orden de compra. Esto debe ser cumplido por el proveedor. El proveedor crea una factura para el pedido y se la emite al proveedor.
Por ejemplo: Supongamos que una tienda de ropa se está quedando sin camisetas. El minorista (proveedor) crea una orden de compra que especifica exactamente el tipo de camisetas deseadas (talla, color, cantidad, precio, número SKU), fecha de entrega deseada, lugar de entrega y dirección de facturación.
Si el Proveedor puede cumplir con la OC, se acepta el Pedido y se forma un contrato legalmente vinculante entre el Vendedor y el Proveedor. Una vez que el proveedor recibe los bienes solicitados, comienza a pagarle al proveedor por proporcionar los productos o servicios especificados en la orden de compra.
Entonces, en pocas palabras, una orden de compra es para que un proveedor solicite un producto, mientras que una factura es para que un proveedor reciba el pago de un proveedor por suministrar un producto.
4 tipos de formularios de pedido
Podrías pensar que todas las órdenes de compra son iguales, pero no es así. En realidad, hay cuatro tipos de órdenes de compra disponibles para los minoristas, cada una con sus propios casos de uso y beneficios.
- orden de compra estándar
- orden de compra planificada
- orden de compra global
- orden de compra del contrato
1. Orden de compra estándar
Como sugiere el nombre, la orden de compra estándar es la más utilizada. En una orden de compra estándar, el proveedor especifica:
- ¿Qué productos están comprando?
- Cantidad de cada artículo que estás comprando.
- Lugar de entrega y fecha y hora.
- Términos de pago
2. Orden de compra planificada
Cuando un proveedor emite una orden de compra planificada, anticipa las necesidades futuras del producto y envía la orden de compra con anticipación. En una orden de compra planificada, el proveedor especifica:
- ¿Qué productos están comprando?
- el precio de esos artículos
- Lugar de entrega
- Términos de pago
Para las órdenes de compra planificadas, las cantidades de artículos se basan en estimaciones y las fechas de entrega son provisionales, generalmente dentro de un período de tiempo establecido (por ejemplo, en algún momento entre el 1 y el 15 de noviembre).
3. Orden de compra al por mayor
Una orden de compra al por mayor es un compromiso de un proveedor de comprar continuamente productos o servicios de un proveedor hasta alcanzar un monto de pedido específico. Los proveedores suelen realizar varios pedidos al mismo tiempo para beneficiarse de precios preferenciales.
4. Orden de compra del contrato
En una orden de compra de contrato, tanto el vendedor como el proveedor firman un contrato que especifica los términos de compra. Al frente Se emite una orden de compra relacionada con el contrato. Las sanciones por incumplimiento de una orden de compra de un contrato varían, pero tanto los proveedores como los vendedores pueden emprender acciones legales si la otra parte no cumple con el final del contrato.
La principal ventaja de una orden de compra contractual es que proporciona más protección legal tanto para los vendedores como para los proveedores. Normalmente vemos órdenes de compra por contrato para pedidos grandes en las que el proveedor quiere respaldo legal en caso de que cometa un error, o donde el proveedor quiere tener la seguridad de que pagará a tiempo.
Cómo gestionar órdenes de compra
Aunque la PO es relativamente simple, puede agregar más complejidad a los procesos de su cadena de suministro si no está familiarizado con su uso.Para los minoristas, es importante realizar inversiones sólidas software de gestión de inventario Luego, encuentre el proceso para gestionar proveedores que funcione para usted.
A continuación se ofrecen algunos consejos para gestionar sus órdenes de compra.
1. Aprovechar la tecnología para optimizar la gestión de inventario
Lo mejor que puede hacer para gestionar sus órdenes de compra es invertir en un sistema POS minorista con buenas funciones de gestión de inventario. punto de venta minorista a la velocidad de la luz tiene un catálogo de proveedores integrado y permite a los vendedores crear y enviar órdenes de compra dentro del sistema. ¿Que es lo mejor? Todo está documentado y almacenado en la nube, por lo que no se pierde ninguna información importante.
2. Ordene al por mayor para reducir costos (si es posible)
Al realizar pedidos de artículos al por mayor, los proveedores se benefician de precios preferenciales y de un menor costo por unidad. Por supuesto, realizar pedidos en grandes cantidades aumentará sus costos iniciales, por lo que solo debe considerar esta opción si su negocio es estable y está seguro de que podrá vender sus productos.
3. Actuar de manera oportuna para construir buenas relaciones con los proveedores.
Envíe siempre las órdenes de compra, facturas y contratos de manera oportuna. Esto no sólo garantizará un suministro predecible y constante del inventario que necesita, sino que sus proveedores apreciarán su profesionalismo, tendrán confianza en su capacidad de pago y probablemente querrán seguir trabajando con usted.
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