Lo has escuchado mil veces. El flujo de caja es lo que impulsa a las pequeñas empresas. Y es por eso que es importante ponerse al día en la elaboración de facturas. Se trata de asegurarse de que le paguen.
Pero las facturas pueden tardar un tiempo en acostumbrarse, especialmente si es nuevo en prepararlas y enviarlas. Por eso, les hemos pedido a los propietarios de negocios que han estado en la cuadra varias veces que nos brinden sus consejos, trucos y mejores prácticas para la facturación.
En este artículo, aprenderá:
Utilice los enlaces anteriores ahora para avanzar y comprobar rápidamente algunos de los problemas comunes relacionados con la facturación, como correo postal versus facturación por correo electrónico, cómo que te paguen más rápidoy como manejar clientes que pagan tarde.
Empecemos con lo básico.
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Qué incluir en una factura
Haga que sea lo más fácil posible para los clientes pagarle. Si acepta pagos de la banca en línea, incluya los detalles de la cuenta bancaria. Si utiliza servicios como PayPal, asegúrese de incluir un enlace para que los clientes puedan pagar con un solo clic. Establecer sus condiciones de pago de manera clara y firme afectará la rapidez con que se le paga.
Información para ayudar a los equipos de AP y AR
Incluir la siguiente información ayudará tanto a los procesos de cuentas por cobrar (AR) como a los procesos de cuentas por pagar (AP) de sus clientes:
- El número de factura
- El nombre de su empresa
- El cliente o el nombre del cliente.
- El cliente o la dirección del cliente.
- La dirección de su negocio
- La fecha de la factura
- La fecha de vencimiento del pago
- Descripción de bienes
- Cantidades de bienes
- Impuesto sobre las ventas a pagar
- Importe total a pagar
Establecer sus condiciones de pago de manera clara y firme afectará la rapidez con que se le paga, así que asegúrese de incluir una explicación estandarizada sobre eso en cada factura.
Cómo enviar una factura
Cuando se trata de enviar su factura, tiene varias opciones.
Por correo electrónico o SMS
«Enviar una factura por correo electrónico sigue siendo el método más sencillo para 2022», cree Jake Smith, propietario y director general de Reg absoluto, un proveedor de matrículas de vehículos en el Reino Unido. “Es mejor que la copia tradicional en papel porque enviar un correo electrónico solo tarda unos minutos en llegar a su destinatario. También evita que la factura sufra daños físicos o posibles pérdidas porque los clientes pueden buscar rápidamente la factura en su bandeja de entrada cada vez que la necesiten ”.
Pero como bien sabes, todo el mundo recibe muchos correos electrónicos. Stephen Light, director de marketing de Colchón Nolah, dijo que esto significa que algunas facturas pueden «perderse en la confusión».
«Con la facturación por correo electrónico, debe Sea muy deliberado sobre la línea de asunto, que no es un problema con el texto. Con ambos métodos digitales, existe la gran desventaja de que no se llegará a los clientes que prefieren estar fuera de línea ”, dijo.
Con software de facturación
El software de contabilidad como Xero o Quickbooks puede automatizar el proceso por usted.
«PYMES y minoristas deberían utilizar un software de facturación seguro, ampliamente disponible, fácil de operar y asequible para preparar y enviar facturas a sus clientes en 2022 ”, dijo Patrick Crane, fundador y director ejecutivo de Amor coser, una empresa de costura con más de 300.000 clientes. Pero tenga en cuenta que a algunos clientes o clientes pueden no gustarles el software que utiliza, o pueden tener sus propias preferencias.
Propina: Elija un software de facturación que cree facturas estéticas, detalladas y fáciles de entender para que el destinatario no se desanime con la solicitud de pago cuando las envíe.
A través de un proveedor de pago
«Su proveedor de pagos tendrá acceso al software adecuado para permitirle recibir pagos mediante facturación», dijo Kristin Uptain, gerente de marketing de Pagos Redde. «La facturación a través de su proveedor de pagos es la mejor manera de enviar facturas, ya que generalmente pueden brindarle mejores precios y ofertas». Ella dijo que los proveedores de pagos a menudo pueden enviar a las pequeñas empresas informes detallados de tendencias, datos de clientes y administración de inventario también.
Por vía postal
Es posible que también deba tener una opción impresa y enviada por correo para algunos clientes.
“Una factura registrada puede parecer más profesional que una enviada por correo electrónico, pero habrá costos relacionados con la impresión y el envío de la factura. Y existe la posibilidad de que se pierda o se dañe en el correo o que no llegue al destinatario previsto, dijo James Crawford, cofundador de comercio electronico plataforma, Deal Drop.
Propina: Considere tanto el impacto ambiental como los costos de envío de la facturación por correo postal.
Cómo hablar con sus clientes sobre facturas
Preparar sus facturas y enviarlas es solo la mitad de la batalla.
No garantiza que le pagarán a tiempo.
Sin embargo, no se preocupe, hay muchas cosas que puede hacer para acelerar el flujo de caja y fomentar pagos más estables.
Explique claramente las condiciones de pago
Los dueños de negocios deben explicar explícitamente sus condiciones de pago antes de aceptar el pedido de un cliente. Debe explicar a cada cliente la fecha de vencimiento del pago, el proceso y los pasos que debe seguir si el pago no se recibe a tiempo. Esto incluye multas por pagos atrasados.
Ofrecer diferentes métodos de pago
A la gente le gusta pagar de diferentes formas. Ofrecer más de una opción de pago hace que sea más fácil para los clientes pagar, lo que le permite cobrar más rápido, cree David Bitton, cofundador y CMO de DoorLoop, un software de gestión de propiedades para la industria inmobiliaria PropTech. “Ofrezca a sus clientes una variedad de métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito, transferencias bancarias, pagos en línea y tarjetas de débito”, dijo.
Propina: Considerar ofreciendo comprar ahora, pagar después (BNPL), una opción de financiamiento a corto plazo en la que los clientes acuerdan pagar su compra en cuotas después de un pago inicial (generalmente el 25%).
Comprenda las dificultades de pago
Póngase en contacto con los clientes lo antes posible después de que no hayan realizado un pago, ya sea por teléfono o por carta. «Establezca qué ha provocado que no hagan su pago», dijo Austin Dowse, director ejecutivo de Aimvein, una tienda en línea de equipos y suministros médicos. «Quizás han tenido problemas con la cantidad adeuda o están tratando de arreglar sus finanzas con otros acreedores».
Sea oportuno con sus respuestas
«Si los clientes necesitan asistencia con su compra, lo último que desea hacer es dejarlos colgados», dijo Mike Grossman, director ejecutivo de Good Contratar.
“Si es lento con sus respuestas, es posible que le resulte cada vez más difícil asegurar el pago. Si no responde lo suficiente, la línea de comunicación podría enfriarse. Esto podría significar tener que enviar correos electrónicos de seguimiento y llamadas durante meses en vano, lo que no es bueno para la gestión del tiempo ni para el flujo de caja ”, dijo.
Considere el historial del cliente
Trate de comprender el estado financiero y el historial crediticio de su cliente, sugiere Mike Chappell, cofundador y director de operaciones de FormsPal, que proporciona formularios legales en línea. “Al tratar con clientes que tienen un historial de pagos puntuales, no se moleste en enviar correos electrónicos de seguimiento. Los clientes que se preocupan por su reputación serán más propensos a pagarle a tiempo si puede ser paciente ”, dijo.
Sepa cuando reducir sus pérdidas
«Cada dolor de cabeza de facturación gira en torno a una pregunta central: ¿Vale la pena el pago?» dijo Zachary Hoffman, director ejecutivo de Relaciones públicas digitales. “Puede ganar el pago de un cliente simplemente con la amenaza de ir a la corte de reclamos menores. El problema es si desea pagar los honorarios legales y usar su tiempo para seguir ese camino.
«Luego está el problema de la imagen», dijo. “Un cliente al que efectivamente tiene que demandar para obtener el pago ya no funcionará con usted, ¿sería más fácil reducir las pérdidas? Si el resultado final es el mismo, debe analizar su resultado final «.
Cómo puede ayudar un punto de venta
Pero, ¿y si tiene una empresa que vende bienes y servicios? ¿O un negocio que principalmente realiza sus ventas en el lugar, con solo la necesidad ocasional de generar facturas? Bueno, su punto de venta minorista puede hacer gran parte del trabajo pesado. Por ejemplo:
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Su POS también puede ayudarlo a ganar más negocios y acelerar el flujo de caja, ayudándolo a enviar cotizaciones, convertirlas en facturas y enviar sus facturas con un mensaje de texto y correo electrónico al cliente, incluido un enlace de pago rápido.
Ser lo suficientemente bueno en facturas para crecer
Ya sea que sea nuevo en la facturación o simplemente esté buscando actualizar sus procesos de pago, siempre es útil mantener la velocidad máxima con las últimas herramientas y trucos para que su negocio pague. Mantenga la cabeza fría con los morosos. Cíñete a procesos de pago sólidos. Y obtenga software para automatizar las partes aburridas. Y pronto conquistará sus desafíos de facturación con facilidad. Para obtener más información sobre cómo Lightspeed puede ayudar, hable con uno de nuestros expertos.
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