Gestión automatizada de inventario: qué es y cómo implementarlo

Un sistema de gestión de inventario automatizado es un software capaz de realizar muchas tareas repetitivas de gestión de inventario por sí solo con poco esfuerzo humano.

Los minoristas, mayoristas, distribuidores y otras empresas que tienen que realizar un seguimiento del inventario utilizan sistemas de gestión de inventario automatizados. Estos sistemas fueron originalmente solo para empresas con presupuestos e inventario que justificaban la ayuda.

Sin embargo, los sistemas de gestión de inventario se han vuelto mucho más accesibles para las PYMES. Ahora, incluso las empresas con una pequeña cantidad de acciones pueden encontrarlas útiles. A pesar de esto, el 43% de las PyMEs no rastrea su inventario. en absoluto. Hablemos de por qué necesita un sistema de gestión de inventario automatizado.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de inventario automatizado?

Son muchos los beneficios de automatizar la gestión de su inventario. Estos beneficios afectan no solo a su equipo de control de inventario sino a toda su empresa. La gestión de inventario automatizada ayuda a sus equipos de ventas a saber qué existencias tienen en la tienda, a su equipo de marketing a ver qué se está vendiendo bien y le brinda a su C-suite un fácil acceso a datos importantes de inventario.

1. Visibilidad del inventario en tiempo real

Los sistemas de gestión de inventario automatizados proporcionan recuentos de inventario precisos en tiempo real de sus existencias.

Con la gestión de inventario manual, solo es posible tener un Estimacion de la cantidad de existencias que tiene a mano entre conteos. Sin embargo, debido a que los sistemas automatizados se actualizan constantemente y están en contacto con su software de POS, pueden mantener un recuento muy preciso en todo momento.

Debido a que el recuento es siempre muy preciso, esta visibilidad reduce la necesidad de recuentos físicos. Como tal, los recuentos manuales de existencias deben realizarse principalmente para verificar la pérdida, en lugar de actualizar su conocimiento de la cantidad de existencias que tiene a mano.

Un sistema automatizado también le brinda visibilidad en tiempo real de la ubicación de todo su inventario. Puede ver si un artículo está en el almacén o en un camión para su entrega.

2. Reduce el error humano

La gestión de inventario automatizada reduce en gran medida el error humano al eliminar el elemento humano de todo excepto del manejo real de los artículos.

Esto significa que no hay errores de entrada, etcétera. El software importa datos de los sistemas que manejan el inventario para mantenerlo actualizado.

3. Ahorro de tiempo

Automatizar la gestión de su inventario le ahorra mucho tiempo. Su equipo de gestión de inventario se libera por completo de una vida en hojas de cálculo. En cambio, pueden mejorar sus otros sistemas de inventario o métodos de compra.

Además, un sistema de gestión de inventario automatizado hace posibles ciertas tareas y análisis que un equipo humano simplemente nunca tendría tiempo de realizar, como informes detallados.

¿Cuáles son las características de la gestión de inventario automatizada?

Las capacidades de los sistemas de gestión de inventario varían según el software y los planes. Sin embargo, hay algunas características que debería esperar ver en un sistema de gestión de inventario determinado.

Reordenamiento de stock

La solución adecuada le permitirá establecer umbrales de lo que considera existencias bajas para cualquiera o todos sus artículos. Cada vez que el recuento de ese artículo alcanza ese umbral, el sistema automáticamente hará un pedido con su proveedor por la cantidad de reabastecimiento que prefiera.

Tareas que puede automatizar con esta función:

• Configure un flujo de trabajo para notificarle cada vez que un artículo alcanza el umbral que considera un punto de reorden, también conocido como «existencias de seguridad» o «mínimos de presentación» para las tiendas físicas. Incluso si no desea reordenar automáticamente el artículo, la visibilidad puede ayudarlo a ver si un artículo se está vendiendo más rápido de lo esperado o si existe un problema de pérdida potencial.

Escaneo de códigos de barras

Como se mencionó, cuando su personal necesita realizar un recuento de inventario para verificar la pérdida o agregar manualmente un artículo por cualquier motivo, el software de inventario puede tomar todos los SKU del artículo y otros datos de un escaneo de código de barras, en lugar de tener una persona manualmente ingrese todos los datos.

Tareas que puede automatizar con esta función:

• Los inventarios deben realizarse con escaneo de códigos de barras en lugar de registrar manualmente los recuentos con lápiz y papel. Al utilizar una solución como Scanner, puede enviar automáticamente los datos del recuento de existencias a su sistema de punto de venta, por lo que los niveles de inventario se actualizan con una mínima intervención humana.

Monitoreo y pronóstico de datos en tiempo real

Un sistema de gestión de inventario automatizado puede crear muchos informes que le ayudarán a comprender qué está sucediendo con su inventario, qué artículos se están vendiendo bien, qué artículos están envejeciendo, etc. El análisis que antes hubiera tomado horas para exprimirlo de una hoja de Excel toma segundos.

Además, el software de administración de inventario también puede mostrar sus informes clave y KPI directamente en un solo tablero para que siempre pueda tener en cuenta los datos en tiempo real.

Todos estos datos se pueden usar para hacer pronósticos de qué inventario debe comprar en el futuro. (Algunos sistemas también pueden hacer el pronóstico por usted).

Taylor Daniel, veterano de la comercialización minorista y consultor de estrategia de inventario en la agencia FOMO, dice que “una previsión precisa es fundamental para evitar el exceso de inventario y los desabastecimientos. Si bien las hojas de cálculo personalizadas aún pueden ser útiles en muchos aspectos, tener un sistema de administración de inventario que calcule sus KPI ayuda a garantizar que esté elaborando un plan de producto preciso «.

Independientemente del enfoque de planificación de inventario que adopte, la automatización de la mayor parte de sus informes dará como resultado menos rebajas, menos desabastecimientos y, en última instancia, una mayor rentabilidad.

Informes que debe automatizar:

• Informes de rendimiento del producto para indicarle cuánta mercancía se ha vendido durante un período de tiempo.
• Informes de bajo nivel de existencias que le avisan qué artículos necesitan reabastecimiento para ayudar a evitar falta de existencias y pedidos pendientes.
• Informes de órdenes de compra para rastrear su inventario entrante

Ejecutar tareas de inventario multicanal

Un sistema de gestión de inventario automatizado se conectará con cualquier otro canal de ventas que maneje su inventario, como su punto de venta y sistemas de comercio electrónico. A medida que realice ventas, registre devoluciones, envíe artículos y más, su sistema de administración de inventario registrará constantemente la ubicación, las adiciones y las reducciones en el inventario.

Tareas que puede automatizar con esta función:

• Realice un seguimiento de sus niveles de inventario en sus ubicaciones físicas y de comercio electrónico. Kate Sheridan ahorra horas a la semana utilizando su sistema de gestión de inventario automatizado para hacerlo. De hecho, dice que desde que cambió a la automatización, nunca más tendrá que hacer una verificación manual de existencias.
• Haga que su sistema de gestión de inventario envíe notificaciones de envío a sus clientes. (O haga que active su sistema de automatización de marketing para que lo haga).

Gestione el control de inventario en múltiples ubicaciones

Un sistema automatizado no solo puede proporcionar un seguimiento de inventario en todas sus plataformas de ventas, sino que también puede realizar un seguimiento de su inventario en todas sus ubicaciones, como las ubicaciones de su almacén y tienda, y a través de varios puntos de su cadena de suministro. Podrá ver su inventario total y luego desglosarlo por ubicación.

Tareas que puede automatizar con esta función:

• Configure notificaciones para cuando se agoten las existencias en una ubicación determinada.
• Automatice las transferencias de stock entre ubicaciones si se alcanza un umbral de stock bajo. Shooshoos, una marca sudafricana, por ejemplo, dice que las transferencias de acciones fueron un cambio de juego para su tienda.

Bono: automatización del cumplimiento de pedidos

Algunos sistemas de gestión de inventario también sirven como sistema de gestión de pedidos. Estos sistemas pueden asignar automáticamente tareas de cumplimiento a su equipo, imprimir etiquetas de envío y realizar otras tareas de cumplimiento.

¿Qué soluciones deben utilizar los minoristas para implementar el inventario automatizado?

Existe una amplia variedad de sistemas de administración de inventario disponibles en la actualidad, desde gigantes de nivel empresarial que incluso pueden ejecutar recolectores robóticos hasta sistemas muy rentables destinados a ayudar a las pymes a mejorar sus procesos comerciales.

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