¿Es usted el propietario de una pequeña empresa que intenta entender la contabilidad general? Si es así, está en el lugar correcto. Esta guía le mostrará dónde encaja el libro mayor en la contabilidad de las pequeñas empresas.
También le mostramos cómo puede ayudar a su negocio a administrar financieramente con la ayuda de algunos profesionales de la contabilidad. Este artículo cubre:
Comencemos con una explicación rápida.
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¿Qué es el libro mayor?
Un libro mayor es el registro contable de todas las transacciones financieras en un negocio. Esto incluye débitos (dinero que sale del negocio) y créditos (dinero que ingresa al negocio). Estas transacciones pueden ocurrir en áreas tales como ingresos, gastos, activos y pasivos.
útil saber
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¿Por qué las empresas necesitan un libro mayor?
“Se mantiene un libro mayor para crear balances, declarar impuestos y, lo que es más importante, ver toda la información en un solo lugar. impuesto de autoevaluación«El libro mayor (GL) es la copia principal de todas las transacciones financieras en un negocio. Todas las demás formas necesarias de contabilidad buscan información en él», agregó.
- Se puede utilizar un libro mayor para realizar un seguimiento de los gastos. Ganancias Áreas en las que su empresa puede estar gastando demasiado o teniendo un rendimiento deficiente.
- Un libro mayor bien administrado es importante para cualquier negocio, ya que brinda transparencia fiscal y responsabilidad.
- Sin un libro mayor, es difícil para una empresa administrar sus finanzas de manera efectiva.
¿Cuál es otro nombre para el libro mayor?
A veces, el libro mayor también se conoce como el libro de asientos finales.
¿Cuáles son las cinco secciones principales del libro mayor?
«[The general ledger] Se compone de activos, pasivos, patrimonio del propietario, ingresos, costo de los bienes vendidos y cuentas de gastos», dice Barbara Cross, contadora de una pequeña empresa con sede en Nueva York.
«A medida que se producen transacciones en su negocio, se registran en el libro mayor general debajo de cada cuenta mediante la contabilidad de doble entrada. Es esencial, y esa es a menudo la función de los tenedores de libros y otro personal de contabilidad», dice Cross.
Echemos un vistazo más de cerca a lo que significa cada una de estas cuentas.
- activos: Algo que una empresa merece poseer. Esto incluye efectivo, inventario, equipo o bienes raíces. Por ejemplo, si una empresa tiene $10 000 en efectivo y $50 000 en inventario, sus activos totales serían $60 000.
- pasivo: Deuda o dinero adeudado por una empresa. Esto puede incluir préstamos, saldos de tarjetas de crédito o cuentas por pagar. Por ejemplo, si su negocio tiene $5,000 en préstamos y $2,500 en deudas de tarjetas de crédito, su deuda total será de $7,500.
- capital: Diferencia entre activos y pasivos. Representa la propiedad que el propietario del negocio tiene en la empresa. En el ejemplo anterior, el capital de la empresa sería de $60 000 (activos) – $7 500 (pasivos) = $52 500.
- Ganancias: Ingresos generados por su negocio. Se gana a través de la venta de bienes y servicios, ingresos por intereses y dividendos de inversiones. Los ingresos a menudo se denominan la «línea superior» porque es la primera línea en el estado de resultados de una empresa.
- costo: Lo que gastó para pagar sus costos operativos como alquiler, servicios públicos, salarios e inventario. Los minoristas pueden desglosar esta sección en costo de bienes vendidos (COGS) para comprender cuánto gastan en abastecimiento, almacenamiento y venta de sus productos.
¿Cuáles son las cinco cuentas principales en el libro mayor?
Las partidas del libro mayor general pueden variar según la industria, la estructura comercial y el tamaño, dijo Earl T. Murray III, presidente y director ejecutivo. contador empresarioPara las grandes empresas, esto puede incluir:
- coste laboral
- pago hipotecario
- alquiler comercial
- contrato laboral
- tarifa de experto
Hay muchas cuentas posibles en el libro mayor, pero generalmente todas pueden dividirse en categorías permanentes y temporales. Echemos un vistazo a algunas de las cuentas que las pequeñas empresas pueden usar en su libro mayor.
1. Cuentas por Cobrar (AR)
Las cuentas por cobrar (AR) se refieren al dinero que un cliente le debe a una empresa. El proceso de cuentas por cobrar comienza cuando un cliente compra bienes o servicios de su empresa y se le factura. Los clientes suelen tener una fecha límite para el pago de facturas (por ejemplo, 30 días).
2. Cuentas por Pagar (AP)
Las cuentas por pagar son el dinero que una empresa le debe a un proveedor o vendedor por productos o servicios comprados a crédito. Cuando una empresa compra algo a un proveedor, por lo general no recibe el pago de inmediato. En cambio, los pagos se realizan a lo largo del tiempo, generalmente dentro de los 30 días.
3. Interés del propietario
El patrimonio del propietario es la parte de los activos de la empresa que le pertenecen a usted oa sus accionistas. Cuando su empresa registra una ganancia de una venta, significa que la empresa ha ganado más dinero y, por lo tanto, aumenta el capital del propietario. Por otro lado, si la empresa incurre en gastos, esto reduce el capital del propietario. Porque esto significa que se puede retirar menos dinero.
4. Cuenta de ingresos
Las cuentas de ingresos en el libro mayor generalmente se agrupan en categorías como ventas e intereses. También puede haber subcategorías. Por ejemplo, las ventas se pueden dividir en ventas al por menor y ventas al por mayor, o ventas internacionales y ventas nacionales.
5. Cuenta de gastos
Los gastos operativos son los costos incurridos en el funcionamiento de un negocio. Por lo general, estos se registran en el libro mayor a medida que ocurren. Un libro mayor podría desglosarlos en cuentas como alquiler, tarifas comerciales, suscripciones de software, teléfono e Internet y limpieza.
Libro mayor y balance general: ¿cuál es la diferencia?
Rundhawa explica la diferencia entre el libro mayor y el balance general:
«El libro mayor (GL) es la copia principal de todas las transacciones financieras en una empresa. Todas las demás formas necesarias de contabilidad buscan información del GL. Es una herramienta de contabilidad que presenta datos financieros y contables relacionados con el capital».
Kirsha Campbell (CPA) de Cash Lab ve el balance general como el panorama general del negocio en cualquier momento. «Muestra lo que la empresa posee y lo que debe. Realmente muestra la posición neta de la empresa en un momento dado. Refleja el valor neto de la empresa. Sirve a una variedad de partes interesadas».
Andrew Griffith, Contador Público Certificado (CPA) y Profesor Asociado de Contabilidad en la Universidad de Iona, se hace eco de estos sentimientos. El balance contiene cuentas que suelen ser de interés para los acreedores e inversores, dijo. Porque puede «dar una idea de los recursos que una empresa tiene disponibles y sus obligaciones con los demás».
El libro mayor, por otro lado, solo debe usarse internamente. “Contiene información detallada específica de la transacción y no debe ser de acceso público”, dijo Griffiths.
¿Dónde se equivocan las pequeñas empresas en el libro mayor?
Las pequeñas empresas pueden registrar incorrectamente las transacciones en su libro mayor, dijo Campbell, lo que podría afectar los informes y la toma de decisiones. «Por ejemplo, si un vehículo es un elemento de activo, regístrelo como un elemento de gasto».
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