Cómo configurar un sistema POS: guía paso a paso para iniciar y ejecutar el software POS

Como minorista, el sistema de punto de venta (POS) es posiblemente la herramienta más importante que tiene. Con un sistema de punto de venta, puede aumentar sus ventas y completar fácilmente el proceso de pago.

En muchos casos, el software POS también actúa como una plataforma de administración minorista para administrar todo el negocio. La solución correcta no solo lo ayuda a aumentar sus ventas, sino que también lo ayuda a realizar un seguimiento de su inventario, generar análisis minoristas valiosos y cuidar a sus clientes.

Para ello, es muy importante no solo encontrar una solución POS adecuada, sino también configurarla para que tenga éxito.

Esta publicación le mostrará exactamente cómo hacerlo.

En primer lugar, encuentre el proveedor de soluciones minoristas adecuado

Considere esto como «paso cero» en el proceso de configuración de POS. Antes de entrar en pasos específicos o detalles técnicos, asegúrese de tener un sistema de gestión de punto de venta sólido. Investigue un poco y evalúe las opciones para asegurarse de que la solución sea adecuada para su negocio. El software y el hardware de venta al por menor adecuados harán que el proceso de configuración sea mucho más fácil.

No entraremos en demasiados detalles sobre el proceso de compra de POS, pero si necesita todos los recursos, consulte la Guía del comprador de POS, que explica cómo:

¿Ya tienes un sistema POS que te gusta? ¡muy! Consulte el proceso de configuración a continuación.

Determinar la configuración deseada de la tienda

Los pasos necesarios para poner en marcha su sistema de punto de venta dependen de la configuración y el proceso de la tienda. Pregúntate a ti mismo las siguientes preguntas:

• ¿Qué dispositivos necesitas para aumentar tus ventas? (Ejemplo: computadora, tableta, etc.)
• ¿Cuántos registros necesitas?
• ¿Qué tipo de pago acepta?

Responder lo anterior lo ayudará a preparar los materiales y el equipo que necesita para facilitarle las cosas a usted y a las personas que configuran su sistema de punto de venta.

Y esto nos lleva a nuestro siguiente punto…

Determina quién establece el POS

Hay varias formas de realizar los pasos de configuración del sistema POS. Considera lo siguiente:

Ir a ruta DIY

Si su tienda es fácil de configurar (por ejemplo, solo necesita un iPad), puede tener todos sus sistemas de punto de venta funcionando por su cuenta. Un flujo de trabajo minorista simple generalmente implica iniciar o instalar el software POS (requiere unos pocos clics) e ingresar detalles comerciales.

Para que este proceso sea muy sencillo, considere buscar tutoriales en video, artículos de ayuda y documentación de su proveedor. Si su proveedor de POS ofrece soporte técnico gratuito, llame a su equipo y hable con su equipo para determinar cómo configurar de manera óptima su sistema POS.

La ruta «hágalo usted mismo» se recomienda para minoristas de una sola tienda con flujos de trabajo cortos y simples.

Obtenga ayuda de los proveedores de POS

Si su negocio minorista es un poco complicado, o si tiene varias tiendas con grandes catálogos de productos, le recomendamos que busque ayuda de su proveedor de punto de venta. La mayoría de los proveedores de soluciones ofrecen servicios de lanzamiento para que los minoristas se pongan en marcha más rápido.

Estos servicios incluyen lo siguiente:

• Entrenamiento en equipo
• Carga de productos
• Almacenar migración de datos
• Configuración de ajustes
• Integre su solución con otras aplicaciones

Muchas de estas tareas se realizan de forma remota, y el proveedor de POS actúa como un compinche muy complejo que lo guía a través del proceso.

Haga que un experto en POS configure todo

Si necesita que alguien lo configure para usted y su equipo, puede contratar a un experto en tecnología minorista para que venga a su tienda e instale el hardware y el software. Piense en esta opción como un Cadillac para la configuración de un sistema POS. Esta es una experiencia de no intervención donde los profesionales hacen todo el trabajo y lo capacitan a usted y a su equipo sobre cómo usar el sistema.

Esta opción es ideal para grandes minoristas o personas con flujos de trabajo complejos, necesidades tecnológicas especiales o equipos grandes.

Independientemente de la opción que elija, siempre es útil tener un conocimiento general del proceso de configuración de POS. Por lo tanto, la siguiente sección detalla los diversos pasos que los minoristas deben seguir para poner en funcionamiento su sistema de punto de venta.

Inicie el software e inicie sesión

Lo primero que debe hacer es ejecutar el software. El software de punto de venta basado en la web como Vend no requiere instalación si está utilizando una computadora con acceso a Internet. Todo lo que tiene que hacer es iniciar su navegador y acceder a la URL de la tienda. Si está utilizando un iPad, descargue la aplicación e instálela en su dispositivo.

A partir de ahí, debe iniciar sesión y configurar su cuenta. Este paso generalmente implica ingresar detalles comerciales, como el nombre de la tienda, la ubicación y la cantidad de tiendas.

La mayoría del software POS tiene indicaciones o tutoriales que lo guían a través del proceso de configuración. Tenga lista la información requerida y luego siga las instrucciones.

Introduce o sube un producto

Después de iniciar la aplicación y establecer una cuenta, debe configurar su inventario. Si tiene pocos artículos para vender, puede ingresarlos manualmente en el sistema. Si tiene un catálogo grande, elija cargar la información de su inventario de forma masiva. La mayoría de las soluciones de punto de venta modernas pueden hacer esto utilizando una lista de productos CSV que incluye los siguientes campos:

• Nombre del producto
• SKU
• Precio de suministro
• precio al por menor
• Detalles de variación (si el tamaño o el color del producto es diferente)
• Descripción del producto
• Categoria de producto
• nombre de la marca
• Nombre del proveedor
• Monto
• Reordenar puntos

Configurar una cuenta de usuario

Ahora hablemos de los diferentes usuarios de los sistemas POS. Las soluciones POS generalmente le permiten configurar cuentas o perfiles para los miembros del equipo que operan el sistema. Incluyen:

Según la solución, también tiene la opción de establecer el nivel de permiso del usuario. Esto permite a los usuarios acceder o limitar funciones e información específicas. Por ejemplo, un administrador tiene control total sobre el software, pero un cajero solo puede acceder a la pantalla de ventas.

Revise los diferentes roles en su negocio y configure los usuarios en consecuencia.

Configurar el hardware

Ahora hablemos del hardware. El equipo que necesita depende de la configuración de su tienda. Algunos minoristas necesitan algunos dispositivos, como terminales de pago, cajas registradoras, lectores de códigos de barras e impresoras de recibos. Para otros, tener un iPad es suficiente.

El procedimiento exacto para configurar un dispositivo minorista depende de su dispositivo en particular, así que consulte a su proveedor para encontrar la forma correcta.

Sin embargo, en términos generales, la configuración de dispositivos como terminales de pago incluye:

• Enciende el dispositivo
• Conectarse a una red Wi-Fi
• Emparejamiento con un sistema POS

Establecer pago

Una vez que el dispositivo de pago está conectado al sistema de punto de venta, debe configurar los ajustes del software para reconocer el procesador de pago. Una vez más, los detalles varían según el proveedor de pago, así que consulte a su punto de venta o proveedor de servicio comercial para obtener instrucciones sobre qué hacer.

Si su sistema de punto de venta está integrado con un procesador de pagos, este proceso debería ser bastante simple y, por lo general, debe ingresar a la configuración del sistema POS y agregar el tipo de pago apropiado.

Conecte POS a otras aplicaciones comerciales

Una de las mejores maneras de aprovechar al máximo su sistema POS es integrarlo con las aplicaciones que ya usa. Los minoristas funcionan mejor si todas las aplicaciones que utilizan son de «comunicación» entre sí. Esta es una de las razones por las que elegir una plataforma minorista abierta y agnóstica funciona tan bien.

Dependiendo de su software de punto de venta minorista, es posible que pueda integrarse con:

• Plataforma de comercio electrónico
• Programa de contabilidad
• Solución de automatización de marketing
• Programa de fidelidad
• ERP
• aplicación de gestión de empleados

Consulte con su proveedor las diferentes aplicaciones que puede conectar a su sistema y cómo.

poner todo junto

Las respuestas a las preguntas sobre cómo configurar un sistema de punto de venta varían según el minorista. Los pasos y el tiempo necesarios para poner en marcha su sistema dependen del tamaño de su empresa, la complejidad operativa y la familiaridad técnica.

En cualquier caso, la mejor manera de comprender cómo hacerlo para su negocio es evaluar sus requisitos y trabajar con su proveedor de punto de venta para determinar el curso de acción correcto.

¡Buena suerte!